Inn­kauparegl­ur

I. kafli – Al­menn ákvæði

1. gr. Til­gang­ur

Til­gang­ur með regl­um þess­um er að stuðla að vönd­uð­um, hag­kvæm­um og vist­væn­um inn­kaup­um og tryggja gæði vöru, þjón­ustu og verka sem Mos­fells­bær kaup­ir.

Regl­um þess­um er ætlað að vera lög­um um op­in­ber inn­kaup nr. 120/2016 (hér eft­ir lög um op­in­ber inn­kaup eða lög­in) og öðr­um lög­um sem um inn­kaup Mos­fells­bæj­ar gilda til fyll­ing­ar og út­færa nán­ar fram­kvæmd inn­kaupa hjá sveit­ar­fé­lag­inu.

2. gr. Gild­is­svið

Regl­ur þess­ar gilda fyr­ir Mos­fells­bæ og all­ar stofn­an­ir og deild­ir sem rekn­ar eru af sveit­ar­fé­lag­inu sbr. ákvæði í lög­um um op­in­ber inn­kaup. Regl­urn­ar taka ekki til fyr­ir­tækja í eigu sveit­ar­fé­lags­ins, sam­taka eða sam­laga sem sveit­ar­fé­lag­ið á að­ild að með öðr­um sveit­ar­fé­lög­um, þó að lög um op­in­ber inn­kaup geti gilt um þau, sbr. 3. gr. lag­anna.

Regl­urn­ar taka til allra inn­kaupa sveit­ar­fé­lags­ins. Við inn­kaup skal enn frem­ur fylgt lög­um um op­in­ber inn­kaup og lög­um um fram­kvæmd út­boða nr. 65/1993, sem og öðr­um lög­um og reglu­gerð­um sem gilda um inn­kaup sveit­ar­fé­laga.

3. gr. Samn­ing­ar sem inn­kauparegl­urn­ar taka til

Inn­kauparegl­ur þess­ar taka til samn­inga um fjár­hags­legt end­ur­gjald sem sveit­ar­fé­lag­ið ger­ir við einn eða fleiri ut­an­að­kom­andi að­ila og hafa að mark­miði fram­kvæmd verks, sölu vara eða veit­ingu þjón­ustu í skiln­ingi laga um op­in­ber inn­kaup.

4. gr. Samn­ing­ar und­an­þegn­ir ákvæð­um inn­kauparegln­anna

Inn­kauparegl­ur þess­ar taka ekki til samn­inga sem und­an­þegn­ir eru ákvæð­um laga um op­in­ber inn­kaup, s.s.:

• Þjón­ustu­samn­inga er varða at­riði sem til­greind eru í 11. gr. laga um op­in­ber inn­kaup. Með­al þeirra eru vinnu­samn­ing­ar, láns­samn­ing­ar, samn­ing­ar um kaup eða leigu á jörð­um eða fast­eign­um, til­tekin fjár­mála- og lög­fræði­þjón­usta, al­manna­varn­ir og til­tekin for­varna­þjón­usta, til­tekn­ar rann­sókn­ir og þró­un á þjón­ustu, sbr. nán­ar ákvæði 11. gr. lag­anna.
• Samn­inga að­ila sem ann­ast vatns­veitu, orku­veitu, flutn­inga og póst­þjón­ustu, sbr. 9. gr. laga um op­in­ber inn­kaup. Um slíka samn­inga gild­ir reglu­gerð nr. 340/207 um inn­kaup að­ila sem ann­ast vatns­veitu, orku­veitu, flutn­inga og póst­þjón­ustu.
• Samn­inga sem gerð­ir eru á grund­velli einka­rétt­ar eða sér­leyf­is, skv. 12. gr. lag­anna.
• Samn­inga milli op­in­berra að­ila á grund­velli 13. gr. lag­anna.
• Þjón­ustu­samn­inga sem í raun eru styrkt­ar­samn­ing­ar.

Um op­in­bera samn­inga um fé­lags­þjón­ustu og aðra sér­tæka þjón­ustu fer skv. 92. gr. laga um op­in­ber inn­kaup, sbr. reglu­gerð nr. 1000/2016 um inn­kaup sem falla und­ir fé­lags­þjón­ustu og aðra sér­tæka þjón­ustu sam­kvæmt lög­um um op­in­ber inn­kaup.

Að öðru leyti vís­ast til laga um op­in­ber inn­kaup.

5. gr. Meg­in­regl­ur við inn­kaup

Gæta skal jafn­ræð­is, með­al­hófs og gagn­sæ­is við inn­kaup. Óheim­ilt er að mis­muna að­il­um á grund­velli þjóð­ern­is eða tak­marka sam­keppni með óeðli­leg­um hætti. Við­eig­andi ráð­staf­an­ir skulu gerð­ar til að koma í veg fyr­ir hags­muna­árekstra í inn­kaupa­ferli til að tryggja jafn­ræði.

Það telst ekki and­stætt jafn­ræði að áskilja að vara sé af­hent, þjón­usta veitt eða verk unn­ið á til­tekn­um stað, enda bygg­ist slík­ur áskiln­að­ur á mál­efna­leg­um ástæð­um.

II. kafli – Ábyrgð, um­sjón og eft­ir­fylgni með inn­kaup­um

6. gr. Ábyrgð á inn­kaup­um

Bæj­ar­ráð Mos­fells­bæj­ar ber ábyrgð á inn­kaup­um sveit­ar­fé­lags­ins. Bera skal ákvarð­an­ir um val til­boða í kjöl­far út­boðs und­ir bæj­ar­ráð til sam­þykkt­ar eða synj­un­ar. Fram­kvæmda­stjór­ar sviða bera ábyrgð á að inn­kaup sviða séu í sam­ræmi við inn­kauparegl­ur og fjár­hags­áætlun sveit­ar­fé­lags­ins. Ábyrgð­in nær til inn­kaupa stofn­ana sem und­ir hvern fram­kvæmda­stjóra heyra. For­stöðu­menn stofn­ana bera ábyrgð á inn­kaup­um sinna stofn­ana í um­boði fram­kvæmda­stjóra. Þjón­ustu- og sam­skipta­deild ber ábyrgð á inn­kaup­um sem heyra und­ir fleiri en eitt svið.

7. gr. Um­sjón með inn­kaup­um

Bæj­ar­stjóri er prókúru­hafi sveit­ar­fé­lags­ins, sbr. 4. mgr. 55. gr. sveit­ar­stjórn­ar­laga nr. 138/2011. Bæj­ar­stjóri hef­ur veitt fram­kvæmda­stjór­um ein­stakra sviða prókúru.

Fram­kvæmda­stjór­um er heim­ilt að stofna til út­gjalda fyr­ir hönd sveit­ar­fé­lags­ins inn­an ramma fjár­hags­áætl­un­ar hverju sinni og bera þeir ábyrgð á inn­kaup­um sinna stofn­ana og deilda. Fram­kvæmda­stjór­ar geta veitt ein­stök­um starfs­mönn­um heim­ild til að stofna til út­gjalda. Öll­um sem heim­ild hafa til að stofna til út­gjalda ber að stað­festa að þeir hafi kynnt sér efni inn­kaupareglna sveit­ar­fé­lags­ins og að þeir muni fylgja þeim við inn­kaup. Sveit­ar­fé­lag­ið held­ur skrá yfir þá starfs­menn sem hafa heim­ild til að stofna til út­gjalda og ber fjár­mála­stjóri ábyrgð á að við­halda skránni.

Um­hverf­is­svið sér um út­boð og samn­inga á verk­leg­um fram­kvæmd­um sveit­ar­fé­lags­ins.

Þjón­ustu- og sam­skipta­deild sér um og hef­ur frum­kvæði að því að sam­ræma inn­kaup sveit­ar­fé­lags­ins þeg­ar um er að ræða vöru eða þjón­ustu sem stofn­an­ir sveit­ar­fé­lags­ins hafa al­menn not fyr­ir.

8. gr. Stuðn­ing­ur, eft­ir­fylgni og sam­ræm­ing inn­kaupa

Fram­kvæmda­stjór­ar ein­stakra sviða skulu fylgjast með inn­kaup­um, hver á sínu sviði og vera öðr­um starfs­mönn­um til að­stoð­ar við inn­kaup og fram­fylgd inn­kaupareglna. Þeir skulu stuðla að og fylgjast með sam­ræm­ingu inn­kaupa inn­an sinna sviða. Fram­kvæmda­stjór­ar skulu leit­ast við að sam­ræma inn­kaup milli allra sviða og stofn­ana sveit­ar­fé­lags­ins og fylgjast með því að upp­lýs­ing­ar séu til­tæk­ar um inn­kaup, m.a. svo hægt sé að fylgja skil­greind­um mæli­kvörð­um.

Fjár­mála­stjóri sér um að til­tæk­ar séu upp­lýs­ing­ar um heild­ar­inn­kaup, m.a. í sam­ræmi við skil­greinda mæli­kvarða, og að þær ber­ist við­kom­andi fram­kvæmda­stjór­um, for­stöðu­mönn­um stofn­ana og öðr­um eft­ir at­vik­um.

Lög­mað­ur Mos­fells­bæj­ar veit­ir lög­fræði­lega ráð­gjöf um efni inn­kaupareglna og fram­kvæmd út­boða.

III. kafli – Und­ir­bún­ing­ur inn­kaupa

9. gr. Mat á þörf fyr­ir inn­kaup

Áður en ákvörð­un er tekin um inn­kaup, út­boð und­ir­bú­ið eða sam­ið um fram­kvæmd verks, kaup á vöru eða veit­ingu þjón­ustu, skal greina þörf­ina fyr­ir inn­kaup. Mik­il­vægt er að það sé gert í sam­ráði við vænt­an­lega not­end­ur og jafn­framt íhug­að hvort þörfin verði upp­fyllt eft­ir öðr­um leið­um, s.s. með breyttu vinnu­lagi, end­ur­nýt­ingu, þjón­ustu eða á ann­an hátt.

10. gr. Skil­grein­ing inn­kaupa og upp­lýs­inga­gjöf

Skil­greina skal vel það sem á að kaupa. Þar sem selj­end­um er gef­ið svigrúm til að út­vega vöru eða þjón­ustu, eða til að fram­kvæma verk, skulu þarf­ir sveit­ar­fé­lags­ins skil­greind­ar ná­kvæm­lega og þau skil­yrði sem vara, verk eða þjón­usta á að upp­fylla. Setja skal fram for­send­ur um gæði, um­hverf­isáhrif og vist­fer­ils­kostn­að eins og kost­ur er.

Við inn­kaup skal enn frem­ur til­greina hver pant­ar, hvaða svið eða stofn­un við­kom­andi vara eða þjón­usta til­heyr­ir og önn­ur þau at­riði sem máli skipta.

11. gr. Val á að­ferð við inn­kaup

Við inn­kaup skal ávallt kanna fyrst hvort mögu­legt sé að kaupa inn á grund­velli ramma­samn­ings, sbr. 40. gr. lag­anna. Al­mennt er óheim­ilt að nýta að­r­ar inn­kaupa­að­ferð­ir ef inn­kaup á grund­velli ramma­samn­ings eru mögu­leg nema heim­ild til ann­ars sé í ramma­samn­ingi og mál­efna­leg rök rétt­læti inn­kaup með öðr­um að­ferð­um.

Áður en ákvörð­un er tekin um að­r­ar inn­kaupa­að­ferð­ir og sam­ið um fram­kvæmd verks, kaup á vöru eða veit­ingu þjón­ustu, skal lagt mat á hvaða að­ferð henti við inn­kaup­in, með til­liti til eðl­is og um­fangs þeirra, sbr. einn­ig önn­ur ákvæði reglna þess­ara.

Við inn­kaup sam­kvæmt regl­um þess­um skal einkum nota eft­ir­far­andi að­ferð­ir ef ramma­samn­ing­ar eru ekki til­tæk­ir:

• Verð­fyr­ir­spurn
• Al­mennt út­boð
• Lokað út­boð með for­vali

Heim­ilt að við­hafa að­r­ar inn­kaupa­að­ferð­ir sem lýst er í IV. kafla laga um op­in­ber inn­kaup sé það tal­ið lík­legra til ár­ang­urs og séu skil­yrði lag­anna að öðru leyti upp­fyllt.

12. gr. Við­mið­un­ar­fjár­hæð­ir

Þeg­ar áætlað virði samn­ings fer yfir eft­ir­far­andi fjár­hæð er skylt að við­hafa út­boð inn­an­lands sbr. III. kafla laga um op­in­ber inn­kaup:

• Vöru- og þjón­ustu­samn­ing­ar – 15.500.000 kr.
• Verk­samn­ing­ar – 49.000.000 kr.

Þeg­ar áætlað virði samn­inga fer yfir eft­ir­far­andi fjár­hæð er skylt að við­hafa út­boð á Evr­ópska efna­hags­svæð­inu:

• Vöru- og þjón­ustu­samn­ing­ar – 27.897.000 kr.
• Verk­samn­ing­ar – 697.439.000 kr.

Við inn­kaup und­ir fram­an­greind­um við­mið­un­ar­fjár­hæð­um, en um­fram 2.500.000 kr., skal við hafa verð­fyr­ir­spurn í sam­ræmi við 14. gr.

All­ar við­mið­un­ar­fjár­hæð­ir eru án virð­is­auka­skatts.

Við­mið­un­ar­fjár­hæð­ir um út­boð bæði inn­an­lands og á EES svæð­inu fara eft­ir lög­um um op­in­ber inn­kaup. Upp­færa þarf inn­kauparegl­urn­ar þeg­ar við­mið­un­ar­fjár­hæð­ir lag­anna breyt­ast. Sé mis­ræmi milli inn­kaupareglna og laga um op­in­ber inn­kaup gilda við­mið­un­ar­fjár­hæð­ir lag­anna.

13. gr. Út­reikn­ing­ur á virði samn­inga og skipt­ing inn­kaupa

Við út­reikn­ing á áætl­uðu virði samn­ings skal fara eft­ir III. kafla laga um op­in­ber inn­kaup. Al­mennt skal unn­in kostn­að­ar­áætlun þar sem áætluð er sú heild­ar­fjár­hæð sem sveit­ar­fé­lag­ið mun greiða fyr­ir inn­kaup án virð­is­auka­skatts, að teknu til­liti til hvers kon­ar val­frjálsra ákvæða og hugs­an­legr­ar end­ur­nýj­un­ar samn­ings.

Mik­il­vægt er við út­reikn­ing að tek­ið sé til­lit til áætl­aðra heild­ar­fjár­hæð­ar inn­kaupa allra sviða, deilda eða stofn­ana sveit­ar­fé­lags­ins, nema þær beri sjálf­stæða ábyrgð á inn­kaup­um sín­um eða til­tekn­um teg­und­um þeirra.

Út­reikn­ing­ur skal mið­ast við þann tíma þeg­ar út­boðsaug­lýs­ing er send til op­in­berr­ar birt­ing­ar eða þeg­ar sveit­ar­fé­lag­ið hefst handa við inn­kaupa­ferli við þær að­stæð­ur að ekki er skylt að til­kynna op­in­ber­lega um inn­kaup.

Óheim­ilt er að gera ótíma­bundna samn­inga.

14. gr. Verð­fyr­ir­spurn

Verð­fyr­ir­spurn­ir felast í könn­un á verði og öðr­um skil­mál­um hjá mögu­leg­um sölu­að­il­um verks, vöru eða þjón­ustu. Heim­ilt er að fram­kvæma verð­fyr­ir­spurn með ra­f­ræn­um að­ferð­um, svo sem með tölvu­pósti, skoð­un á heima­síðu eða sím­tali. Leit­ast skal við að kanna verð og aðra skil­mála hjá að lág­marki hjá þrem­ur að­il­um.

Við verð­könn­un skal skrá með form­leg­um hætti lýs­ingu á því sem kaupa skal og þær kröf­ur sem um­rædd verk, vara eða þjón­usta skal upp­fylla. Jafn­framt skal skrá hjá hverj­um verð er kann­að og það verð og aðra skil­mála sem í boði eru. Þá skal skrá nið­ur­stöð­ur verð­könn­un­ar­inn­ar, m.a. þann að­ila sem varð fyr­ir val­inu og ástæð­ur þess sem og að­r­ar þær upp­lýs­ing­ar sem skiptu máli við inn­kaup­in.

IV. kafli – Fram­kvæmd og eft­ir­fylgni

15. gr. Kröf­ur um hæfi

Við fram­kvæmd út­boða skal þess ávallt gætt að sett­ar séu kröf­ur um hæfi þann­ig að tryggt verði eft­ir því sem unnt er að sá bjóð­andi sem verði fyr­ir val­inu geti stað­ið við skuld­bind­ing­ar sín­ar gagn­vart bæn­um. Kröf­ur þess­ar skulu einkum snúa að per­sónu­legu-, fjár­hags­legu og tækni­legu hæfi bjóð­enda.

Við mat á því hvaða kröf­ur um hæfi skal gera hverju sinni skal hafa til hlið­sjón­ar eðli, flækj­ust­ig og fjár­hæð þess samn­ings sem um ræð­ir hverju sinni.

Hæfis­kröf­ur skulu til­greind­ar skýr­lega í út­boðs­gögn­um og til­greint ná­kvæm­lega hvaða gögn­um bjóð­end­ur skulu skila til þess að sýna fram á hæfi sitt. Mos­fells­bæ er heim­ilt að áskilja sér rétt til að kalla ein­ung­is eft­ir gögn­um frá þeim bjóð­anda sem kem­ur til greina að semja við.

16. gr. Kröf­ur um per­sónu­legt hæfi

Úti­loka skal fyr­ir­tæki frá þátt­töku í út­boði á veg­um Mos­fells­bæj­ar ef ein­hverj­ar af eft­ir­far­andi að­stæð­um eiga við um fyr­ir­tæki:

1. Fyr­ir­tæki er í van­skil­um með greiðslu op­in­berra gjalda, líf­eyr­is­sjóðsið­gjalda eða ann­arra lögákveð­inna gjalda. Hafi bjóð­andi upp­fyllt skyld­ur sín­ar með því að greiða upp vanskil fyr­ir opn­un­ar­dag til­boða á fram­an­greind­um gjöld­um, eða gert samn­ing um greiðslu þeirra, þ.m.t. vexti eða sekt­ir, skal hann þó ekki úti­lok­að­ur.
2. Fyr­ir­tæki er í eða óskað hef­ur ver­ið eft­ir gjald­þrota­skipt­um eða slit­um á fyr­ir­tæki, það hef­ur leitað heim­ild­ar til nauða­samn­inga eða greiðslu­stöðv­un­ar eða er í ann­arri sam­bæri­legri stöðu.
3. Veru­leg­ir eða við­var­andi ann­mark­ar hafa ver­ið á fram­kvæmd fyr­ir­tæk­is á efn­is­leg­um kröf­um sam­kvæmt fyrri op­in­ber­um samn­ingi við Mos­fells­bæ eða aðra að­ila sem hafa leitt til rift­un­ar á samn­ingi, kröfu um skaða­bæt­ur eða ann­arra svip­aðra við­ur­laga.

Áður en ráð­ist er í út­boð skal einn­ig meta hvort rétt sé að úti­loka fyr­ir­tæki frá þátt­töku í út­boði ef önn­ur þau at­riði sem til­greind eru í 6. mgr. 68. gr. lag­anna eiga við.

Í út­boðs­gögn­um skal til­greina ná­kvæm­lega þau gögn sem bjóð­end­ur skulu skila til stað­festu á að þeir full­nægi kröf­um um per­sónu­legt hæfi. Í þessu skyni skal m.a. kalla eft­ir:

1. Stað­fest­ingu yf­ir­valda og líf­eyr­is­sjóða um að bjóð­andi sé ekki í van­skil­um.
2. Bús­for­ræð­is­vott­orð­um hér­aðs­dóm­stóla.
3. Öðr­um gögn­um eft­ir því sem við á og heim­ilt er sam­kvæmt 68. og 74. gr. lag­anna.

17. gr. Kröf­ur um fjár­hags­lega stöðu bjóð­enda

Í út­boð­um á veg­um Mos­fells­bæj­ar skal gera kröf­ur um að fjár­hags­staða bjóð­enda sé það trygg að þeir geti stað­ið við skuld­bind­ing­ar sín­ar gagn­vart Mos­fells­bæ verði til­boð þeirra fyr­ir val­inu.

Áður en ráð­ist er í út­boð skal ávallt meta þörf á því hvaða kröf­ur til fjár­hags­legr­ar stöðu bjóð­enda skal gera og gætt skal að því að ekki séu sett­ar strang­ari kröf­ur en nauð­syn­legt er með hlið­sjón af eðli og um­fangi verks og að kröf­urn­ar raski ekki jafn­ræði bjóð­enda með ómál­efna­leg­um hætti.

Í fram­an­greindu skyni er með­al ann­ars heim­ilt að gera eft­ir­far­andi kröf­ur til bjóð­enda eft­ir því sem við á hverju sinni:

1. Að bjóð­end­ur hafi til­tekna lág­marks­veltu á ári. Þó skal ekki setja skil­yrði um hærri lág­marks­ár­sveltu en nem­ur tvö­földu áætluð verð­mæti samn­ings nema sér­stök áhætta fel­ist í inn­kaup­um.
2. Að bjóð­end­ur hafi að lág­marki til­tek­ið hlut­fall milli eigna og skulda, t.d. að lág­marki já­kvætt eig­ið fé.
3. Að bjóð­end­ur hafi starfs­ábyrgð­ar­trygg­ingu eða setji aðra trygg­ingu eða ábyrgð til trygg­ing­ar efnd­um samn­ings.
4. Að­r­ar mál­efna­leg­ar kröf­ur eft­ir eðli og um­fangi inn­kaupa.

Í út­boðs­gögn­um skal til­greina ná­kvæm­lega þau gögn sem bjóð­end­ur skulu skila til stað­festu á að þeir full­nægi kröf­um um fjár­hags­legt hæfi. Í þessu skyni skal m.a. kalla eft­ir:

1. Árs­reikn­ingi, árs­hluta­reikn­ingi eða yf­ir­lýs­ingu um veltu bjóð­enda, að há­marki fyr­ir þrjú síð­ast­lið­in ár.
2. Stað­fest­ingu fjár­mála­fyr­ir­tæk­is um starfs­ábyrgð­ar­trygg­ingu eða aðra trygg­ingu eða ábyrgð sem gerð hef­ur ver­ið krafa um.
3. Vott­orð van­skila­skrár.
4. Önn­ur þau gögn sem nauð­syn­leg eru til að stað­reyna kröf­ur um fjár­hags­lega stöðu bjóð­enda.

Geti fyr­ir­tæki, af gildri ástæðu, ekki lagt fram þau gögn sem kaup­andi krefst get­ur það sýnt fram á efna­hags­lega og fjár­hags­lega stöðu sína með öðr­um gögn­um sem Mos­fells­bær tel­ur full­nægj­andi.

18. gr. Kröf­ur um tækni­lega og fag­lega getu

Í út­boð­um á veg­um Mos­fells­bæj­ar skal gera kröf­ur um að tækni­leg og fag­leg geta bjóð­enda sé það trygg að þeir geti stað­ið við skuld­bind­ing­ar sín­ar gagn­vart Mos­fells­bæ verði til­boð þeirra fyr­ir val­inu.

Áður en ráð­ist er í út­boð skal ávallt meta þörf á því hvaða kröf­ur til tækni­legr­ar og fag­legr­ar getu bjóð­enda skal gera og gætt skal að því að ekki séu sett­ar strang­ari kröf­ur en nauð­syn­legt er með hlið­sjón af eðli og um­fangi verks og að kröf­urn­ar raski ekki jafn­ræði bjóð­enda með ómál­efna­leg­um hætti.

Í fram­an­greindu skyni er með­al ann­ars heim­ilt að gera eft­ir­far­andi kröf­ur til bjóð­enda, und­ir­verktaka og starfs­manna þeirra, eft­ir því sem við á hverju sinni:

1. Kröf­ur um til­tekna lág­marks reynslu af sam­bæri­leg­um verk­um, vör­um eða þjón­ustu.
2. Kröf­ur um til­tekna mennt­un og fag­legt hæfi að því til­skildu að það sé ekki met­ið sem val­for­senda.
3. Kröfu um til­tekin lág­marks tæki, véla­kost og tækni­bún­að.
4. Kröf­ur um gæða­kerfi eða sam­bæri­leg ferli til að tryggja gæði.
5. Kröf­ur um um­hverf­is­stjórn­un­ar­að­gerð­ir sem bjóð­andi get­ur beitt við fram­kvæmd samn­ings.
6. Kröf­ur um ár­leg­an með­al­fjölda starfs­manna og fjölda manna í stjórn­un­ar­stöð­um.
7. Kröf­ur um hlut­fall samn­ings sem bjóð­andi mun hugs­an­lega fela und­ir­verktaka.
8. Kröfu um gæði vara og um af­hend­ingu sýn­is­horna, lýs­inga eða ljós­mynda af vör­um.
9. Að­r­ar mál­efna­lega kröf­ur sem heim­ilt er að gera lög­um sam­kvæmt.

Í út­boðs­gögn­um skal til­greina ná­kvæm­lega þau gögn sem bjóð­end­ur skulu skila til stað­festu á að þeir full­nægi kröf­um um tækni­lega og fag­lega getu. Í þessu skyni skal m.a. kalla eft­ir:

1. Að því er varð­ar verk, skrá yfir sam­bæri­leg verk sem hafa ver­ið unn­in á und­an­förn­um fimm árum, ásamt vott­orð­um um full­nægj­andi efnd­ir og nið­ur­stöðu, ef við á.
2. Að því er varð­ar vöru og þjónstu, skrá yfir helstu vöru­send­ing­ar eða þjón­ustu sem veitt hef­ur ver­ið á þrem­ur síð­ustu árum.
3. Skrá yfir helstu starfs­menn og und­ir­verktaka, og upp­lýs­ing­ar um mennt­un þeirra, fjölda og reynslu ef við á.
4. Lista yfir tæki, véla­kost og tækja­bún­að og helstu eig­in­leika boð­ins bún­að­ar.
5. Gögn­um um gæða­kerfi eða sam­bæri­leg ferli sem bjóð­end­ur starfa eft­ir.
6. Önn­ur þau gögn sem nauð­syn­leg eru til að stað­reyna kröf­ur um tækni­lega og fag­lega getu og heim­ilt er að kalla eft­ir skv. 72. gr. lag­anna og 2. mgr. 12. gr. reglu­gerð­ar nr. 955/2016.

Ekki skal gera að­r­ar kröfu um tækni­lega og fag­lega getu en þær sem unnt er að stað­reyna með þeim gögn­um sem heim­ilt er að kalla eft­ir skv. 2. mgr. 12. gr. reglu­gerð­ar nr. 955/2016.

19. gr. Byggt á getu ann­arra

Hygg­ist bjóð­andi í út­boði á veg­um Mos­fells­bæj­ar byggja á fjár­hags­legri, tækni­legri og fag­legri getu ann­ars fyr­ir­tæk­is skal einn­ig kalla eft­ir gögn­um um það fyr­ir­tæki og sann­reyna að það full­nægi öll­um hæfis­kröf­um út­boðs­ins. Jafn­framt skal krefja bjóð­anda um sönn­un þess að það hafi tryggt sér til­greinda að­stoð fyr­ir­tæk­is­ins, t.d. með því að leggja fram skuld­bind­andi yf­ir­lýs­ingu þess um að það muni ann­ast verk­ið eða þjón­ust­una.

20. gr. Val­for­send­ur

Ávallt skal til­greina í út­boðs­gögn­um þær for­send­ur sem ráða skulu vali til­boðs, þann­ig að skýrt komi fram hvort velja eigi til­boð á grund­velli lægsta verðs, minnsta kostn­að­ar eða besta hlut­falls milli verðs og gæða.

Ávallt skal velja hag­kvæm­asta til­boð­ið í sam­ræmi við þær val­for­send­ur sem fram koma í út­boðs­gögn­um.

Mos­fells­bær áskil­ur sér ávallt rétt til þess að hafna til­boð­um sem eru veru­lega um­fram kostn­að­ar­áætlun eða veitt­ar fjár­heim­ild­ir. Í út­boðs­göng­um skal skil­greina nán­ar hvenær til­boð telst veru­lega um­fram kostn­að­ar­áætlun eða veitt­ar fjár­heim­ild­ir.

21. gr. Með­ferð reikn­inga vegna inn­kaupa

All­ir samn­ing­ar um inn­kaup á verk­um, vöru og þjón­ustu skulu vera skrif­leg­ir og skal skýrt kveð­ið á um reikn­ings­gerð og greiðslu­til­hög­un.

Greiðslu­frest­ir á reikn­ing­um vegna inn­kaupa er 21 dag­ur frá mót­töku reikn­inga sam­kvæmt mót­tökustimpli í af­greiðslu eða bók­halds­deild Mos­fells­bæj­ar.

22. gr. Fræðsla og þjálf­un inn­kaupa­fólks

Til að efla færni starfs­fólks sveit­ar­fé­lags­ins og þjálf­un á sviði inn­kaupa fær starfs­fólk­ið fræðslu og þjálf­un í sam­ræmi við fræðslu­áætlun í inn­kaupa­mál­um, sem lög­mað­ur Mos­fells­bæj­ar set­ur fram. Lög­mað­ur ber jafn­framt ábyrgð á því að inn­kauparegl­ur þess­ar verði upp­færð­ar þeg­ar þörf kref­ur.

23. gr. Mæli­kvarð­ar og end­ur­mat

Fjár­mála­stjóri set­ur ár­lega markmið um ár­ang­ur inn­kaupa í sam­ræmi við stefnu sveit­ar­fé­lags­ins í inn­kaupa­mál­um og skil­grein­ir mæli­kvarða til að meta ár­ang­ur­inn. Fjár­mála­stjóri fylg­ir mark­mið­um eft­ir, met­ur hvern­ig til hef­ur tek­ist við að fram­fylgja stefn­unni og sér um að nauð­syn­leg­ar úr­bæt­ur nái fram að ganga, sbr. 8. gr. reglna þess­ara.

V. kafli – Önn­ur ákvæði

24. gr. Hæf­is- og siða­regl­ur

All­ir starfs­menn er koma að inn­kaup­um og inn­kaupa­mál­um, sem og að­r­ir full­trú­ar sveit­ar­fé­lags­ins, skulu gæta að al­menn­um hæf­is- og siða­regl­um er gilda um starf­semi sveit­ar­fé­lags­ins.

Ákvæði 20. gr. sveit­ar­stjórn­ar­laga nr. 138/2011 og ákvæði sam­þykkt­ar um stjórn sveit­ar­fé­lags­ins um hæfi gilda um ákvarð­an­ir sem tekn­ar eru sam­kvæmt inn­kauparegl­um þess­um.

25. gr. Tengd­ir að­il­ar

Al­mennt eru tengd­ir að­il­ar aðal- og vara­menn í sveit­ar­stjórn auk æðstu stjórn­enda sveit­ar­fé­lags­ins. Mak­ar þess­ara að­ila, ófjár­ráða börn og að­r­ir fjár­hags­lega háð­ir ein­stak­ling­ar falla einn­ig hér und­ir ásamt fyr­ir­tækj­um í eigu eða und­ir stjórn þess­ara að­ila.

Sveit­ar­fé­lag­ið held­ur skrá yfir tengda að­ila og ber fjár­mála­stjóri ábyrgð á að upp­færa skrána.

Við­skipti sveit­ar­fé­lags­ins við tengda að­ila skulu vera á sömu for­send­um og þeg­ar um óskylda að­ila er að ræða, s.s. varð­andi ein­inga­verð. Að öðru leyti gilda ákvæði 24. gr. um hæf­is- og siða­regl­ur.

26. gr. Trún­að­ar­skylda

All­ir starfs­menn er koma að inn­kaup­um og inn­kaupa­mál­um, sem og að­r­ir full­trú­ar sveit­ar­fé­lags­ins, skulu gæta þag­mælsku um það sem þeir fá vitn­eskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna við­skipta­hags­muna sveit­ar­fé­lags­ins og stofn­ana þess, eða af öðr­um ástæð­um sem leiða af lög­um eða eðli máls.

27. gr. Kær­ur og kvart­an­ir

Sé um að ræða inn­kaup sem falla und­ir lög um op­in­ber inn­kaup get­ur að­ili bor­ið fram kæru í sam­ræmi við XI. kafla laga um op­in­ber inn­kaup.

Telji bjóð­end­ur eða selj­end­ur þjón­ustu, verka eða vöru að á rétti sín­um hafi ver­ið brot­ið eða með­ferð inn­kaupa­mála hjá Mos­fells­bæ sé ábóta­vant, en mál­ið heyr­ir ekki und­ir kær­u­nefnd út­boðs­mála, er þeim ætíð heim­ilt að beina er­indi þar um til bæj­ar­ráðs. Kvört­un skal berast bæj­ar­ráði skrif­lega inn­an fjög­urra vikna frá því kvart­andi vissi eða mátti vita um ákvörð­un, at­höfn eða at­hafna­leysi sem hann tel­ur brjóta gegn rétt­ind­um sín­um.

28. gr. Tak­mörk­un á bóta­ábyrgð

Bóta­skylda Mos­fells­bæj­ar vegna mistaka við fram­kvæmd út­boða skal í öll­um til­vik­um tak­markast við kostn­að bjóð­anda við að und­ir­búa til­boð og taka þátt í út­boði. Mos­fells­bær mun þar af leið­andi ekki bæta ann­ars kon­ar tjón, svo sem tjón vegna missis hagn­að­ar. Fall­ist bjóð­end­ur ekki á þessa til­hög­un ættu þeir ekki að taka þátt í út­boð­um á veg­um Mos­fells­bæj­ar.

Tak­mörk­un þessi á bóta­ábyrgð Mos­fells­bæj­ar gild­ir þó ekki ef brot­ið er gegn lög­um við fram­kvæmd út­boðs af ásetn­ingi eða stór­kost­legu gá­leysi.

29. gr. Gild­istaka

Regl­ur þess­ar eru sam­þykkt­ar af 1470. fundi bæj­ar­ráðs 17. des­em­ber 2020 og bæj­ar­stjórn Mos­fells­bæj­ar á 774. fundi 13. janú­ar 2021 og öðl­ast þeg­ar gildi. Jafn­framt falla úr gildi regl­ur, sam­þykkt­ar á 969. fundi bæj­ar­ráðs þann 25. fe­brú­ar 2010 og 531. fundi bæj­ar­stjórn­ar 10. mars 2010, með síð­ari breyt­ing­um.

Mos­fells­bær, 13. janú­ar 2021

Har­ald­ur Sverris­son bæj­ar­stjóri